Comment créer un cahier de charges pour son site web ?

Dans le cadre de la mise en place d’un projet de création d’un site web, réaliser un cahier des charges permet de gagner du temps. Le cahier des charges pour les sites web contiennent les objectifs à atteindre puis tous les détails d’ordres techniques, esthétiques et fonctionnels de votre projet. Ainsi, son importance dépend de l’investissement accordé à sa conception, qui ne peut se faire d’un seul coup. 

Sa réalisation demande une grande précision et la maîtrise de certaines notions. Comment élaborer un cahier des charges pour son site web ? Voici en quelques étapes la procédure qui mène à l’établissement de ce document très important.

Présenter l’entreprise

Un cahier des charges peut être fait par une agence web ou encore par vous-même. Le but dans sa mise en œuvre est donc de professionnaliser votre projet et de maximiser votre crédibilité. Ce faisant, il est important de se poser les bonnes questions et d’apporter les meilleures réponses.

Toutefois, dans la première partie du cahier des charges, vous devez vous présenter, ainsi que votre société en donnant des détails sur :

• vos coordonnées complètes (nom, prénom, téléphone, adresse électronique, etc.),
• l’activité (date de création, principaux concurrents, chiffre d’affaires, etc.),
• votre rôle et celui du projet,
• votre histoire,
• vos services et produits, etc.

Le plus souvent, vous serez amenés à fournir des informations relatives à votre champ d’action géographique et au nombre d’employés (salariés) de votre entreprise.

Présenter le projet

Dans cette partie du cahier des charges, il faut préciser les objectifs qui sous-tendent la création du site web. Par exemple, l’objectif peut être :

• attirer plus de prospects et conquérir des parts de marché,
• promouvoir et commercialiser des produits et services sur le web,
• fournir des informations aux clients et aux partenaires,
• maintenir et renforcer votre force commerciale,
• gagner en notoriété, etc.

Vous devez surtout souligner le type de site web que vous désirez mettre en place. Il peut s’agir d’un site d’e-commerce, d’un site vitrine ou encore d’un site institutionnel. Tous ces détails sont à aborder dans la présentation du projet.

Par ailleurs, vous devez aborder dans cette partie tout ce qui se rapporte à votre cible en commençant par présenter son profil (entreprises ou particuliers). Cela revient également à définir son centre d’intérêt, les différents segments qui le composent (PME, grandes entreprises, etc.) et hiérarchiser leur importance stratégique.

Définir le contenu et les caractéristiques du site web

À cette étape, le travail sera réalisé à deux niveaux. Il s’agit en premier lieu de présenter en détail le contenu du site et en second lieu de donner ses caractéristiques.

Présenter le contenu du site internet

Ici, vous devez présenter le contenu du site en termes de formats (images, photos, textes, vidéos, PDF, etc.). Ensuite, il faut aborder l’arborescence du site internet en définissant bien évidemment sa structure.

À cet effet, vous devez organiser votre site en rubriques ou sous-rubriques en précisant le nombre de pages à retrouver à l’intérieur de chacune d’elles. Par exemple, la structure de votre site peut se présenter de la manière suivante :

• rubrique « Accueil » (1 page)
• rubrique « Nos Services » pour lister tous les services de l’entreprise (10 pages)
• rubrique « À propos » pour présenter l’entreprise (2 pages)
• sous Rubrique « Notre Histoire »
• sous Rubrique « L’équipe dirigeante »
• rubrique « Blog » (1 page)
• rubrique « Contact » (1 page), etc.

Pour construire l’arborescence (sitemap) de votre site web, vous pouvez avoir recours à des spécialistes ou vous servir des logiciels de mind mapping. 

Définir les caractéristiques du site

Les caractéristiques du site web se rapportent essentiellement aux éléments qui suivent.

• L’utilisation ou non d’un Content Manager System (CMS). Le gestionnaire de contenu peut être de type WordPress, Drupal, Joomla, Typo 3, etc.
• L’optimisation du site pour la prise en compte de la lecture sur un téléphone mobile ou une tablette et le design (auto-adaptatif ou responsive).
• La liaison du site à un compte Google+, un réseau social (Google, Facebook, Viadeo, etc.) ou à un logiciel (ERP, CRM, etc.).
• La mise en place d’un système d’envoi automatique de nouvelles lettres (Newsletter).
• La traduction du contenu en plusieurs langues (français, anglais, espagnol, etc.).
• La mise en œuvre d’un système d’administration pour la modification et l’ajout de contenu, etc.

C’est également le moment idéal pour lister tous vos besoins et vos attentes surtout en termes de référencement et de design du site. Selon les spécialistes, vous devez préciser si le site utilisera des microdonnées pour les coordonnées de la société et des informations sur les produits.

N’oubliez surtout pas dans cette partie de notifier la possibilité d’avoir accès aux statistiques de fréquentation de votre site internet. Pour accéder à ces statistiques, vous pouvez faire usage de Google Analytics. L’avantage est que vous aurez une idée du nombre de visiteurs et leur provenance géographique et du nombre total de vos sessions.

Avec cet outil, vous aurez des précisions relatives aux jours et aux tranches horaires de visite sur votre page ainsi que les navigateurs et les terminaux utilisés. Par ailleurs, donnez plus de détails sur l’hébergement, le nom du domaine à utiliser et s’il existe une version antérieure de votre site web.

Mentionner les ressources au besoin et les délais

Le budget est un élément primordial dans la réalisation du cahier des charges qu’il ne faut pas banaliser. Il est conseillé d’indiquer dans le cahier des charges une fourchette de prix de la création de votre site web.

Cependant, il peut arriver que vous n’ayez pas de budget précis. Dans ce cas, vous devez tout de même déterminer un plafond maximum. L’une des manières de le fixer est de prendre un pourcentage de son chiffre d’affaires. 

Toutefois, si vous avez des ressources disponibles, c’est dans cette partie du cahier des charges qu’il faut les préciser. Elles peuvent être :

• des logos,
• des éléments graphiques,
• des textes,
• des ressources humaines internes,
• ou des ressources humaines externes déjà allouées au projet (chef de projet, webdesigner, etc.).

Quant aux délais de réponse du prestataire, vous devez mentionner dans le cahier des charges si vous lui imposez une date limite de réponse ou pas. Attention ici, à ne pas être surréaliste.

Enfin, il y a deux derniers points importants à ne pas oublier dans cette partie. Il s’agit en premier des coordonnées de la personne à contacter en cas de besoin. En second lieu, il faut préciser dans cette partie les critères que vous avez pris en compte pour effectuer le choix des prestataires contactés. Cela vous accordera l’avantage de plus renchérir votre argumentaire. N’oubliez pas d’adresser à vos prestataires toutes vos questions.

En définitive, la réalisation d’un bon cahier des charges est l’un des facteurs qui garantissent le succès de la création de votre site internet. Si concevoir votre projet demande du temps et de l’énergie, réaliser un cahier des charges exige beaucoup plus de précision. Cette procédure ci-dessus élaborée vous permettra assurément d’aboutir à vos fins. À vous de jouer !