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Le top 28 des meilleures applications en télétravail

Pier MarquisChargée de projets5 février 2022
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Le télétravail étant un concept relativement récent pour de nombreuses entreprises, il est rapidement devenu une nécessité dans plusieurs domaines dans lesquels nous n’aurions jamais pu y retrouver du télétravail. Malheureusement, avec l’arrivée de la pandémie mondiale, plusieurs emplois en présentiel ont dû effectuer un virage rapide pour demeurer fonctionnels et cette solution s’est montrée envisageable grâce au travail à distance. De nombreux employés ont pu conserver leur travail grâce à cette opportunité. Ainsi, le coin de la table de cuisine, la table basse du salon ou le petit bureau que l’on utilisait plus sont devenus nos espaces de travail.

Le point commun de toutes ces personnes, c’est la technologie. Ayant rapidement évolué depuis les dernières années, elle nous permet désormais d’accéder à de nombreuses applications de la maison comme au bureau, et certaines en mode collaboratives. Bon nombre d’entre elles vous rendent la vie plus facile au quotidien et sont compatibles avec les systèmes sous Mac OS et Windows. Pour chacun d’entre nous qui travaillons de la maison, utiliser ces applications vous sauvera du temps, de l’énergie en plus d’augmenter votre productivité.

La clé du télétravail : la communication 

Communiquer par visioconférence

À partir du moment où nous entrons en relation avec une personne, quelle que soit la nature de cette relation, une bonne communication est primordiale pour parvenir à se comprendre. Elle peut être un gage de succès tout comme l’élément qui a créé l’échec d’un projet au sein d’une équipe. Nous le savons tous, s’il y a bien un élément qui peut rapidement devenir chaotique en télétravail, c’est la communication au sein d’une équipe.

C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est très utile, voire nécessaire de se prévaloir d’outils fiables et efficaces, qui vous permettront notamment d’éviter toute confusion. Voici une liste non exhaustive de nos applications de communication préférées, qui nous permettent de discuter, de présenter des documents, se rencontrer par visioconférence, etc.

Auparavant nommé Google Hangout, Google Meet est une application qui facilite le télétravail à de nombreux égards. Selon la suite que vous possédez –  Basic, Business ou Enterprise – il est possible de regrouper jusqu’à 250 personnes lors d’un appel en visioconférence. Comme la suite Google comporte de nombreuses fonctionnalités, il est possible d’accéder rapidement au calendrier au à d’autres applications, à même l’appel. De plus, l’application propose aux utilisateurs de présenter des documents ou autres grâce au partage d’écran, en plus de clavarder, organiser des sondages ou des tableaux blancs.

Les points les moins intéressants de cette plateforme résident dans le fait que chacune des personnes présentes dans un appel doit posséder un compte Google. Les appels sont également limités à une durée totale de 60 minutes.

Principal concurrent de Google Meet, l’application Zoom offre plusieurs solutions, adaptées aux besoins de ses utilisateurs. Ainsi, selon la formule choisie, il est possible d’intégrer jusqu’à 500 personnes dans le même appel. Chez Zoom, une seule personne ne peut agir à titre d’hôte, cette personne à donc le plein contrôle sur la direction de l’appel. Une salle d’attente est disponible, le temps d’attendre que l’hôte ainsi que tous les participants se connectent. À même l’interface d’appel, plusieurs fonctionnalités sont disponibles : salle de chat, salles de discussion pour petits groupes à l’intérieur d’un appel, levée de la main, etc. De nombreux produits découlent de la suite Zoom, par exemple, il est facile et rapide d’organiser des événements et de vendre des billets grâce à OnZoom.

L’un des inconvénients de Zoom demeure la durée des réunions, notamment en formule gratuite. Un maximum de 40 minutes est possible, à la suite de quoi l’appel se termine.

Microsoft Teams est une application de communication dite collaborative, en ce sens qu’elle intègre un certain nombre de fonctionnalités qui permettent le partage d’informations entre les utilisateurs. Ainsi, il est facile d’échanger grâce à SharePoint, d’envoyer des courriels à l’aide de Microsoft Exchange, gérer les cédules de l’équipe avec Staff Hub ou encore, passer à un appel en visioconférence sur Skype. Dans l’application Teams, il est possible d’enregistrer un appel, modifier des documents en simultanée, organiser des webinaires, effectuer un partage d’écran, et bien plus, tout en demeurant dans l’interface de Teams. La plateforme intègre également un bloc note, rendu possible par OneNote.

L’application Facetime s’utilise uniquement à l’aide des appareils développés par Apple. Tout comme les autres applications, elle permet de discuter en format « un à un » ou de créer un appel de groupe. Facetime permet la prise en charge d’un maximum de 32 personnes durant le même appel.

GoToMeeting est une plateforme de réunion en ligne qui permet d’accueillir jusqu’à 250 personnes. L’application permet le partage d’écran, un outil de dessin, une salle de clavardage, la réalisation de téléconférences et de conférences mobiles. Il est également possible d’exporter des rapports de toutes sortes.

Fait intéressant : l’application permet de personnaliser chacune des salles de réunion, les liens et les invitations afin d’augmenter le service que vous offrez à vos clients.

Zoho Meeting est une application directement reliée à l’écosystème du gestionnaire de client Zoho. À même la plateforme, il est possible d’organiser des réunions vidéos avec vos clients, d’enregistrer vos présentations et de les partager avec les membres qui étaient absents au moment des diffusions ainsi que d’agir à titre de modérateur. Il est également facile et rapide de développer un webinaire personnalisé. Zoho Meeting possède de nombreuses intégrations, telles que Projects, CRM, Sprint, Mail, Outlook, Teams, etc. Très abordable, vous pourrez facilement passer d’une application à l’autre sans tracas.

Permettant d’accueillir plus de 100 personnes, Skype permet de discuter tout en mettant votre créativité de l’avant. Fond d’écran totalement éclatés, personnalisation des discussions grâce à des émoticônes et des autocollants et plusieurs autres fonctionnalités vous permettent de donner une touche d’originalité à votre appel. Sur cette plateforme, vous pouvez également y présenter des documents grâce au partage d’écran, appeler sur un téléphone et enregistrer la conversation.

Communiquer par clavardage

Parfois, il n’est pas nécessaire d’engendrer un appel en visioconférence, alors que la personne à qui l’on s’adresse est occupée ou en réunion. C’est pourquoi les plateformes de clavardage sont souvent très prisées par les entreprises. Cela permet de demeurer en contact, notamment lorsqu’on souhaite obtenir une réponse à une question rapidement. Voici les applications de clavardage préférées de notre équipe!

Slack est une application très utile en télétravail. Elle permet d’organiser les discussions selon différents canaux de communication. L’échange de documents y est possible, tout comme l’intégration de nombreuses fonctionnalités – plus de 2200 précisément. Par exemple, il est facile d’y intégrer l’outil Calendrier de la suite Google, ce qui permet aux robots de Slack de notifier les différents utilisateurs à l’approche d’une réunion. Cela n’est qu’un exemple, puisque l’interface peut se connecter à de nombreux services afin de rendre votre équipe encore plus performante et productive.

L’application Messages est utilisée uniquement par les utilisateurs d’Apple. Disponible sur cellulaire, tablette ou ordinateur, Message permet de créer des conversations de groupe, d’échanger des fichiers, de répondre à des messages spécifiques ainsi que de personnaliser chacune des conversations.

Utilisée dans une équipe de travail, cette plateforme est présentée sous forme de messages textes, il est donc possible que cela ne représente pas la façon la plus efficace et productive pour votre entreprise.

L’interface de Workplace se présente comme un véritable fil de réseau social. D’un côté, on y trouve les nouvelles et annonces de l’entreprise, tandis que de l’autre côté, on aperçoit les projets et les personnes. On peut donc facilement naviguer dans l’application et demeurer alerte lorsqu’une nouvelle est déployée. Possédant les fonctionnalités propre aux plateformes d’échanges par clavardage, l’interface offre une alternative intéressante pour les gens qui communiquent en des langues différentes. Un outil de traduction est disponible, ce qui permet à tous de bien se comprendre.

Talkspirit est une application française qui permet de clavarder rapidement en formule un à un ou en groupe. Il est possible d’effectuer un appel vidéo avec ses collègues, d’afficher des nouvelles sous forme de publications, de réaliser des sondages, etc. La suite est également composée d’un drive sécurisé, d’une suite collaborative, d’un outil d’assignation des tâches et bien plus encore. Talkspirit peut être utilisé comme outil de gestion de projet.

Considéré comme un véritable bureau virtuel, Tandem améliore la collaboration entre les différents membres d’une équipe en leur permettant de repérer rapidement les collègues qui sont en ligne, en travaillant sur un même document de façon simultanée et collaborative, de générer des réunions, etc.

 

Quel que soit l’outil, la plateforme ou l’interface que vous utilisez, chacun possède des avantages et des inconvénients. Afin de faire le choix le plus judicieux pour votre équipe, il est nécessaire de procéder à une analyse afin de sélectionner la formule de communication qui sera la plus efficace dans les échanges entre collègues. Finalement, s’il vous est possible de vous imprégnez de l’application choisie, vous serez plus à même de l’utiliser à son plein potentiel et d’amener son utilisation à un autre niveau.

 

Être productif, même en télétravail !

Que l’on soit au bureau ou en télétravail, il est primordial de se reposer sur un outil qui nous permettra d’organiser notre travail de façon efficace, en vue d’optimiser notre productivité. Comme il peut rapidement devenir dérangeant d’utiliser plusieurs applications, il est fortement recommandé de n’en sélectionner qu’une seule selon les besoins de votre entreprise.

Hive est une application qui permet de gérer ses tâches afin d’avoir un aperçu clair du travail à réaliser. Pour la personne qui s’occupe de la gestion du projet, Hive offre un aperçu global qui prend en compte l’avancement de chacun des projets, en plus du flux de travail de chacun des membres. Dans cette application, il est possible d’y entrer directement sa gestion du temps. Avec cette application, on peut rapidement voir les priorités de chacun.

Zoho WorkDrive permet de réunir toute votre équipe au même endroit afin d’en augmenter la productivité. Une interface conçue pour s’y retrouver facilement et avoir toutes les informations au même endroit grâce, entre autres, à l’organisation des fichiers. En un seul clic, il est possible d’afficher des statistiques, gérer les activités des différentes parties prenantes, favoriser les échanges entres les personnes en plus d’informer rapidement votre équipe. Un espace de travail bien organisé vous permettra de vous concentrer sur le travail à effectuer!

L’application Productboard est une application de productivité très utile en télétravail. Elle permet de travailler sous forme de sprint, dans une optique de livrer plus rapidement chacune des tâches demandées. Grâce à une interface très ciblée sur l’utilisateur, il est facile d’identifier les priorités de chacun, selon le niveau d’importance relatif à chaque tâche. Afin de s’y retrouver plus aisément, Productboard est également utilisé comme outil de centralisation pour les commentaires. De cette façon, vous avez une trace écrite de tous les échanges propres au projet ou au client.

Choisir Linear, c’est mettre en priorité l’élan de travail de chaque membre de l’équipe en planifiant les semaines de la manière la plus organisée possible. Des feuilles de route peuvent être développées sporadiquement afin de définir des objectifs clairs et précis, en plus de la distribution du travail en sprint, soit par cycle de quelques semaines.

 

Avoir les bons outils pour gérer un projet

La personne chargée de la gestion de projet est responsable de l’exécution du projet, jusqu’à sa livraison finale. C’est pourquoi il est nécessaire de pouvoir se baser sur des outils qui vous faciliteront grandement la vie.

Que ce soit en télétravail comme au bureau, la gestion de projet représente une étape importante dans la réussite et l’avancement du projet. Selon les besoins de votre équipe, en voici quelques-uns qui sont généralement bien appréciés :

Utiliser Asana pour votre gestion de projet vous permet d’obtenir des résultats concrets. De nombreuses options sont disponibles, ainsi, vous pouvez suivre l’avancement de chaque projet selon différentes vues, tout en effectuant des tâches de suivi, en insérant des jalons sur des tâches plus importantes, en plus de centraliser toutes vos communications sur la même plateforme. Vous pourrez même y programmer des dépendances, de cette façon, chacun sait ce qu’il a à faire selon les délais déterminés.

En gestion de projet de d’équipe, Monday est le concurrent direct d’Asana. Tout comme les autres plateformes qui permettent d’optimiser la productivité d’équipe, celle-ci offre à ses utilisateurs de gérer et de réaliser leurs tâches selon les délais et les livrables prescrits. Pourquoi ne pas ajouter une touche de couleur à vos différents projets? Ils seront ainsi rapidement identifiables, selon des labels et des étiquettes de priorités. Pour les personnes en charge des projets, une vue globale permet de constater de l’évolution du projet.

Trello possède les mêmes fonctionnalités que les deux applications précédentes, toutefois, il possède une fonctionnalité très intéressante! Il permet d’automatiser un groupe de tâches répétitives et courantes afin que votre équipe ne se concentre que sur l’essentiel. L’intégration Butler vous propose de créer des boutons à partir desquels il est facile de concevoir un processus. Le robot prend donc un ensemble de tâches en charge et devient alors le bras droit de la personne responsable du projet.

Basecamp se définit comme la boîte à outils pour travailler à distance. L’application souhaite centraliser au même endroit ce qui serait normalement dispersé. Ainsi, les informations sont étiquetées et faciles à trouver, et déployées sous forme de liste au travers des différents projets et équipes de travail.

L’application Wrike fonctionne sous la méthode Agile, c’est pourquoi la communication et la réalisation des tâches sont mises de l’avant, tout en reposant sur un travail en temps réel. Chacun peut se tenir informé de l’avancement des projets puisqu’une visibilité à 360° ainsi qu’une transparence sont requises. Des processus nécessitant la collaboration de différentes parties prenantes sont alors rendus possibles et plus clairs.

 

Une gestion efficace de son temps

Quel que soit le modèle de facturation qui est utilisé au sein de votre entreprise, il est essentiel d’avoir un portrait clair quant au temps qui est consacré à chacun des projets. Si l’on constate encore des entrées de temps manuelles, il faut savoir que cette méthode est souvent inefficace et laisse place à de nombreuses erreurs. Cela peut également retarder la livraison des feuilles de temps, ce qui peut engendrer un portrait qui n’est pas représentatif de votre rentabilité, en plus de ralentir les délais de facturation.

Voici quelques applications qui ont fait leurs preuves quant à la gestion efficace des feuilles de temps.

Harvest est un outil très complet qui permet de suivre les heures travaillées et les différents postes tels que les dépenses, la facturation et la gestion de projet. Disponible en ligne ou via une application qui s’installe sur votre appareil, l’interface permet d’extraire des rapports de toutes sortes afin de suivre adéquatement vos objectifs d’affaires. Également, il est facile et rapide d’intégrer Harvest à vos autres outils puisqu’il est compatible avec plus de 50 applications.

Tout comme l’outil précédent, Toggl possède des fonctions de suivi du temps, d’extraction de rapports et de planification de projet. L’application permet à ses utilisateurs de suivre la rentabilité des différents projets et des clients selon des rapports développés sur mesure. À la différence d’Harvest, celle-ci propose également un volet de recrutement d’employés. Rendu disponible pour les particuliers ou pour les organisations professionnelles, Toggl s’intègre parfaitement à plus de 100 applications, afin de vous permettre de gérer votre temps efficacement.

L’application qu’est Mobile Punch représente un horodateur mobile qui permet de gérer à la minute près le temps de travail réalisé par chacun de vos employés. Accessible même sans connexion Internet, il est possible d’insérer ses heures de travail facilement, mais également de créer et déployer des tâches selon vos différents projets. Cela calcule de façon automatique les coûts associés à la main d’œuvre ainsi qu’à votre rentabilité. Finalement, vous pouvez gérer les horaires de travail via un agenda électronique duquel vos employés pourront accepter ou refuser les quarts de travail proposés.

 

Le partage des données selon une approche collaborative

Comme le télétravail nécessite de moins en moins la mobilisation des gens au bureau ou l’aménagement d’espace de travail, il est essentiel de posséder une solution reposant sur un Cloud afin d’y stocker les documents nécessaires à la réalisation des projets de l’entreprise. De cette façon, tous les membres de l’équipe pourront y avoir accès en tous lieux et en tout temps. N’oubliez pas qu’une connexion internet sera nécessaire, sans quoi vous n’aurez pas accès au cloud.

Bien que les solutions gratuites contiennent une limite de stockage, il est possible d’obtenir plus d’espace en adhérant à un abonnement mensuel. En faisant une analyse rapide des besoins de votre entreprise, vous pourrez sélectionner la formule qui vous convient. Malgré les plus connues, nous retrouvons celles-ci :

Élément central de la suite Google, Drive est une solution de stockage dans laquelle il est possible de partager des documents, en plus d’y travailler en temps réel et de façon simultanée avec une ou plusieurs personnes. De cette façon, le travail d’équipe et la productivité sont mis de l’avant. Le cloud sécurisé permet, quant à lui, de vous assurer une paix d’esprit relative à la confidentialité des documents qui y sont stockés. La version gratuite offre plus de 15 Go.

La solution que représente Dropbox offre plusieurs avantages. Par exemple, tous vos documents sont désormais centralisés dans une plateforme sécurisée, accessible de partout. Avec cette plateforme il est facile de transférer de lourds documents vers une entité externe sur le simple clic d’un transfert. Vous pouvez aussi y stocker l’ensemble de vos mots de passe, avec l’intégration Dropbox Passwords. Finalement, l’application propose un tableau de bord où il est facile et rapide d’exporter des rapports.

OneDrive est l’unité de stockage par excellence de la suite Microsoft. Il est possible d’y déposer des documents, et d’y avoir accès en tout temps et en tous lieux, et ce, à partir de tous vos appareils. En mode collaboratif, plusieurs personnes peuvent accéder aux mêmes documents en temps réel, que ce soit pour la consultation ou pour la modification. OneDrive enregistre facilement vos photos et vos documents, donc en cas de perte de vos appareils, vous pouvez toujours accéder à votre cloud. Cette application s’intègre à merveille dans la suite Microsoft, qui comprend notamment les applications Word, Excel, Sharepoint, etc.

 

Si le télétravail se voulait temporaire, il fait maintenant partie intégrante de la vie de nombreuses entreprises. En temps de crise, cette solution a permis à plusieurs milliers de travailleurs de conserver leur emploi, où plusieurs compagnies ont pu demeurer en service. Les applications toutes plus complètes les unes que les autres ont rendu possible le télétravail, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez.

Finalement, il est important de constater que la technologie à générer une nouvelle formule de travail, soit la formule hybride. Chez Bleu 3, c’est d’ailleurs la formule que nous avons adoptée afin d’obtenir les avantages du travail à distance, tout en profitant des journées au bureau pour organiser des moments privilégiés au travail d’équipe par exemple.

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