Les outils à utiliser pour une gestion de projet efficace

La gestion de projet, ou management de projet, comporte de nombreuses facettes et requiert des qualifications bien précises pour mener des travaux à terme. Une organisation réfléchie et structurée est nécessaire afin d’assurer le succès du projet selon les différentes contraintes établies. 

La personne ayant le rôle de chef de projet porte le chapeau de maître d’œuvre du projet. Elle porte la charge de travail et planifie efficacement les tâches à réaliser entre les membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs du projet.  

Lorsque ces processus sont bâclés, de lourdes conséquences peuvent survenir. Parmi celles-ci, on pense notamment à :

• Une perte de temps
• Des délais interminables
• Des dépassements de budgets
• Un manque d’expérience de la part du chef de projet
• Des changements excessifs dans les modalités du projet

Dans cet article, vous découvrirez des outils de gestion de projet qui vous permettront d’être efficace, de faire le point quant à l’avancement du projet et d’avoir un aperçu de l’organisation des tâches de chacun. 

Qu’est-ce que la gestion de projet ? 

Comme son nom l’indique, la gestion de projet Web consiste à planifier, organiser et gérer l’ensemble d’un mandat, de l’ébauche à la livraison. 

Les outils utilisés par le chef de projet lui permettent de coordonner les tâches aux bonnes ressources. De cette façon, chacun sait ce qu’il a à faire pour participer à l’avancement du projet. 

Certains logiciels de gestion ou applications Web sont collaboratifs, ce qui facilite l’échange entre chaque collègue, notamment lors de projets complexes. Les membres du groupe peuvent consulter les tâches de leurs pairs, échanger des commentaires, partager des fichiers ou mettre à jour le statut de leur tâche. 

Finalement, un tableau de bord permet au chef de projet d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancement des travaux.

Méthodes à utiliser pour planifier des projets

Pour travailler efficacement, il est important de choisir la méthode qui se prête le mieux à votre secteur d’activités ou votre équipe de travail. 

Les méthodes Agiles

Au sein du système Agile, les méthodologies Kanban et Scrum sont généralement utilisées pour la gestion des travaux plus complexes. 

La méthode Kanban permet de visualiser l’ensemble du processus en vue de réduire le travail nécessaire à la réalisation d’un projet. Cela permet d’optimiser l’efficacité de vos équipes de travail. 

Un tableau Kanban est développé pour améliorer les flux de travail constant. Il s’agit d’une méthode qui est très visuelle. Cette façon de procéder permet de visualiser la progression du projet et des départements impliqués presqu’en temps réel, ce qui permet d’ajuster rapidement les échéances en cas de besoin.

Les équipes Scrum travaillent quant à elles selon des intervalles de temps appelés « Sprint ». L’objectif de cette méthode est d’obtenir les commentaires des clients et de les intégrer rapidement, au fur et à mesure que le projet avance. 

Les sprints sont définis en début de projet et sont ponctuels, généralement fixés en périodes de 2 à 4 semaines. Une rencontre quotidienne est planifiée afin que chacun connaisse les tâches prioritaires à réaliser. Ainsi, chaque sprint réalisé ajoute de la valeur à l’étape suivante. 

Outils de gestion de projet

Pour réaliser efficacement la gestion des tâches, les flux des travaux et la mise à jour des étapes à franchir, il devient utile de se munir d’un outil de gestion de projet. Plusieurs applications sont offertes en version gratuite, vous pourrez donc les essayer pour trouver celui qui vous convient.

Gérer des projets de petite envergure peut facilement se réaliser par l’entremise d’un tableau Excel ou un document Word. Mettre en place un outil efficace comporte de nombreux avantages pour assurer le succès du projet, quelle que soit sa taille.   

 Monday 

Logiciel très simple d’utilisation, il facilite le partage de documents et les communications entre les membres d’une équipe. Très visuelle, l’application permet d’automatiser certaines tâches ou fonctions. 

 Trello

Trello est davantage un outil de productivité qui permet de gérer un projet en mode Agile. Fonctionnant sous forme de cartes présentant les tâches à réaliser, Trello met l’emphase sur les actions en cours. Grâce aux options graphiques, le chef de projet peut facilement suivre l’évolution de son projet.  

Le point fort de Trello, c’est sans aucun doute sa gestion simple et visuelle des tâches. Son point faible ? De nombreux plug-ins doivent être installés pour l’utiliser correctement. 

 Asana Gestion de projet 

Ce logiciel met l’accent sur le travail en équipe. Très complet, il assure une gestion de projet efficace grâce aux nombreuses options de déploiement des tâches. Diagramme de Gantt, tableau Kanban, liste de tâches, vue calendrier, etc. Il propose plusieurs façons de suivre le projet, au plus grand bonheur des chefs de projet.   

Également disponible en version gratuite, Asana permet la gestion de travaux complexes tout en étant facile d’utilisation. 

 Microsoft Project 

Microsoft Project demande plus de qualifications que les logiciels précédents. Il représente un super outil de gestion de projet, mais est extrêmement complexe à utiliser. Cela dit, pour gérer un projet de grande envergure, il s’agit du logiciel parfait pour mener à bien les travaux. 

Bref, on arrive rapidement à la conclusion qu’une gestion de projet efficace, réalisée dès le départ, augmente la productivité de vos équipes et permet à chacun de connaître les tâches qui leurs sont attribuées ainsi que les délais pour les effectuer. Vous souhaitez rehausser le rendement de vos équipes mobiles ou en présentiel ? Avez-vous pensé à utiliser l’une des nombreuses applications qui vous permettent de demeurer efficace autant au bureau qu’en télétravail ?